Politique de protection des renseignements personnels

 

Le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (F.T.Q.) (le « Fonds ») accorde une importance fondamentale à la protection des renseignements personnels qui sont recueillis par lui ou qui lui sont communiqués de temps à autres, par toute personne avec qui il transige. Il s’engage à protéger la vie privée notamment de ses actionnaires, employés, partenaires, mandataires, dont ses responsables locaux, et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

OBJECTIFS

La politique de protection des renseignements personnels décrit les normes de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels obtenus dans le cadre des activités du Fonds. La politique explique également la façon dont le Fonds protège les renseignements personnels obtenus et le droit d’accès à ceux-ci.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier (tel que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel, l’occupation, l’employeur, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, les coordonnées bancaires).

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

La nature et la sensibilité des renseignements recueillis peuvent varier en fonction des services fournis par le Fonds et des exigences auxquelles le Fonds doit se conformer.

Les fins pour lesquelles un dossier est constitué et des renseignements personnels sont recueillis sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci, par exemple, au moment d’une adhésion, d’une souscription additionnelle, d’une demande de rachat ou d’achat de gré à gré ou d’une demande de transfert.

Le Fonds informe toute personne du fait qu’il collecte des renseignements sur elle, des fins de cette collecte et de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements. Le Fonds recueille les renseignements personnels directement des individus concernés, à moins d’avoir obtenu un consentement à ce que ces renseignements soient recueillis auprès de tiers ou que la Loi l’autorise.

Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer l’identité d’une personne, créer un profil, ouvrir un compte, enregistrer un régime, administrer un régime, émettre des actions, effectuer des transactions, fournir des services, maintenir les registres, produire tout rapport prescrit dont l’émission de feuillets fiscaux, prévenir la fraude, remplir des obligations réglementaires ou légales, communiquer des informations notamment eu égard au Fonds, à ses produits, à ses filiales, offrir des publicités ciblées et assurer une administration adéquate de ses services tels que l’accès, l’entretien et la maintenance de ses sites Web et des services en ligne.

Lors de l’accès au site Web du Fonds

Lorsqu’une personne accède au site Web du Fonds, certaines données sont automatiquement collectées. En effet, le serveur Web du Fonds est en mesure de recueillir l’adresse IP utilisée pour accéder au site Web.  L’information ainsi obtenue est utilisée afin de comptabiliser le nombre de visites sur le site Web, de mesurer le temps moyen de chaque visite, et d’identifier les pages Web visitées. Ceci permet au Fonds d’établir des tendances et des statistiques relatives à ses utilisateurs et d’évaluer la performance de son site Web. La collecte de ces renseignements peut aussi être utilisée à des fins d’administration et d’amélioration des services. Finalement, l’adresse IP permet au Fonds d’obtenir des informations relatives au type d’appareil utilisé pour naviguer sur son site Web, ce qui permet d’optimiser l’affichage du site Web en fonction du type d’appareil et par le fait même, en faciliter la navigation.  

Le Fonds est également en mesure de collecter des données relatives à la géolocalisation de ses utilisateurs lorsqu’ils accèdent à son site Web et ce, toujours par le biais de l’adresse IP utilisée pour y accéder. Les données démographiques ainsi recueillies lui permettent de personnaliser et d’adapter les communications qui s’y trouvent aux besoins et à la réalité de ses utilisateurs, l’objectif étant d’offrir une meilleure expérience Web aux utilisateurs.

Le Fonds et certains de ses réseaux publicitaires partenaires peuvent recueillir d’autres renseignements concernant l’utilisation qui est faite de son site Web, et ce, par l'utilisation de fichiers témoins communément appelés « cookies ». Les fichiers témoins sont des petits fichiers d’information stockés par votre navigateur dans le disque dur de votre ordinateur. Ces fichiers permettent notamment de reconnaître l’utilisateur du site lorsqu’il y accède et lorsqu’il passe d’une page à l’autre. Le Fonds et le cas échéant, ses réseaux publicitaires partenaires, utilisent ces fichiers témoins afin d’identifier les utilisateurs qui manifestent un intérêt particulier pour certaines pages du site Web et ce, à des fins de reciblage publicitaire. Il peut ainsi afficher des publicités spécifiques, notamment sous forme de bannières, sur d’autres sites Web visités par ses utilisateurs. Il importe de noter qu’il est possible pour l’utilisateur de configurer les paramètres de son navigateur afin d’être averti lorsqu’il reçoit un fichier témoin ; ainsi, il sera loisible à ce dernier de choisir de l’accepter ou de le refuser. 

Finalement, dans certains cas, la transmission de renseignements s’avère nécessaire à l’application et à l’utilisation des autres sites Web du Fonds de solidarité FTQ, tels que Mon compte en ligne, l’Extranet des employeurs, l’Extranet RL, et aux services qu’ils offrent. Ces renseignements sont recueillis dans le but de gérer les accès aux sections protégées de ces sites, de gérer les abonnements à la liste d’envoi, y compris notamment la modification des paramètres de cet abonnement et la suppression de noms de la liste d’envoi. Ces renseignements sont aussi recueillis afin de rendre plus efficace la communication d'informations pertinentes et de connaître davantage le profil des utilisateurs. 

Le Fonds ne recueille aucun autre renseignement que ceux décrits ci-haut lors de la navigation sur ses sites Web et ce, à moins qu’ils ne soient fournis par l’utilisateur. La navigation et/ou s’il y a lieu, l’identification à l’aide d’un mot de passe sur le présent site Web témoigne(nt) de votre acceptation du contenu de la présente section. Le refus de consentir à l’un d’eux implique que vous vous absteniez d’utiliser les sites Web du Fonds de solidarité FTQ.

UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS

Le Fonds de solidarité FTQ utilise les renseignements personnels qu’il détient de manière à en respecter le caractère confidentiel.

Dans ce contexte et uniquement aux fins listées ci-dessus, les renseignements personnels collectés pourraient être communiqués aux tiers qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions ou de l’exécution de leur mandat ou de leur contrat et ce, dans la mesure requise pour leur permettre de s’acquitter de ceux-ci. Ces tiers pourraient inclure les employés du Fonds de solidarité FTQ, ses filiales et leurs employés, ses fournisseurs de services, y compris ses fournisseurs de services publicitaires, ses responsables locaux et ses mandataires.

Le Fonds de solidarité FTQ peut également utiliser et communiquer les renseignements personnels qu’il recueille dans la mesure permise ou requise par la législation applicable, notamment aux autorités gouvernementales ou fiscales, ou advenant que cela devienne nécessaire pour établir ou exercer ses droits légaux dans un contexte litigieux. Par exemple, le Fonds peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier qu’elle détient sur autrui, notamment au directeur des poursuites criminelles et pénales, si le renseignement est aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec. Également, les renseignements personnels peuvent être partagés avec d’autres tiers autorisés telles que les autorités en valeurs mobilières, les organismes d’autoréglementation, le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada ou tout autre organisme autorisé par la loi.

Enfin, une liste nominative (une liste comportant notamment les noms et adresses d’actionnaires) ou un renseignement peut être constitué et partagé avec des sociétés liées au Fonds, pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique, dans le respect de la Loi et en donnant aux personnes concernées une occasion valable de refuser que ces renseignements soient utilisés par un tiers, à des fins de prospection commerciale ou philanthropique (en permettant par exemple à la personne concernée, avant la communication de la liste, de demander son retrait de celle-ci). Il importe de noter que le Fonds ne vend pas les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Le Fonds de solidarité FTQ conserve les renseignements personnels recueillis aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément aux restrictions législatives.

Les renseignements personnels collectés sont détenus au Canada. Ils peuvent également être détenus dans tout pays dans lequel le Fonds de solidarité FTQ engage des fournisseurs de services tiers qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions ou de l’exécution de leur mandat ou de leur contrat. Vous consentez au transfert de renseignements dans des États autres que votre pays de résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles de votre pays de résidence. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur de votre pays de résidence, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément à ses lois. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régis par la présente Politique.

MESURES DE SÉCURITÉ

Considérant le caractère confidentiel des renseignements qu’il détient, le Fonds de solidarité FTQ a pris l’engagement de mettre en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et ce, conformément à la législation applicable. Le Fonds met en place des politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels et prend des moyens raisonnables afin de renseigner et former ses employés ainsi que ses responsables locaux sur celles-ci.

Le Fonds conserve les renseignements qu’il détient dans des registres informatisés sécurisés. De plus, des mesures de sécurité sont en place afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent notamment des mesures administratives, telles que la mise en place d’un cadre normatif de protection des actifs informationnels basé sur la norme internationale ISO27002, une vigie continuelle de l’évolution des menaces ainsi que le déploiement récurrent d’activités de sensibilisation des employés à la sécurité de l’information ; des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux locaux et le chiffrement des données sur support physique ; des mesures techniques, telles que la restriction des accès logiques en appliquant le principe du « besoin de savoir », la mise en place d’alertes en cas d’évènement suspect, ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications.

Même si le Fonds de solidarité FTQ déploie une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement les renseignements qu’il détient et réduire les risques de brèche à un niveau minimal, un risque résiduel demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que les renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits de manière non-autorisée par suite de la violation de nos mesures de sécurité physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Nous joindre ».

DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, les renseignements détenus par le Fonds sont accessibles aux personnes qu’ils concernent par le biais d’une demande écrite faite via le formulaire de contact du présent site Web à la section « Nous joindre ». Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

De plus, dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, les renseignements personnels détenus par le Fonds peuvent être mis à jour, modifiés ou supprimés par le biais d’une demande écrite faite par les personnes qu’ils concernent via ce même formulaire de contact à la section « Nous joindre ».

Le Fonds détruit les renseignements qu’il détient conformément à la législation applicable. Lorsque le Fonds détruit les renseignements personnels, il prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

MODIFICATION À LA POLITIQUE

Le Fonds peut modifier le contenu de ses sites Web et sa façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, sa Politique de protection des renseignements personnels peut être modifiée de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à l’examiner chaque fois que vous visitez notre site Web afin de demeurer informé de la manière dont le Fonds traite les renseignements personnels. Le Fonds demandera votre consentement conformément aux lois applicables lorsque de nouvelles utilisations ou communication de renseignements personnels devraient avoir lieu,