Politique de protection des renseignements personnels

 

Fonds de solidarité FTQ

Le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (F.T.Q.) (le « Fonds ») accorde une importance fondamentale à la protection des renseignements personnels qui sont recueillis par lui ou qui lui sont communiqués de temps à autres, par toute personne avec qui il transige. Il s’engage à protéger la vie privée notamment de ses actionnaires, employés, partenaires, mandataires, dont ses responsables locaux, et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

OBJECTIFS

La politique de protection des renseignements personnels décrit les normes de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels obtenus dans le cadre des activités du Fonds. La politique explique également la façon dont le Fonds protège les renseignements personnels obtenus et le droit d’accès à ceux-ci.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier (tel que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel, l’occupation, l’employeur, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, les coordonnées bancaires).

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

La nature et la sensibilité des renseignements recueillis peuvent varier en fonction des services fournis par le Fonds et des exigences auxquelles le Fonds doit se conformer.

Les fins pour lesquelles un dossier est constitué et des renseignements personnels sont recueillis sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci, par exemple, au moment d’une adhésion, d’une souscription additionnelle, d’une demande de rachat ou d’achat de gré à gré ou d’une demande de transfert.

Le Fonds informe toute personne du fait qu’il collecte des renseignements sur elle, des fins de cette collecte et de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements. Le Fonds recueille les renseignements personnels directement des individus concernés, à moins d’avoir obtenu un consentement à ce que ces renseignements soient recueillis auprès de tiers ou que la Loi l’autorise.

Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer l’identité d’une personne, créer un profil, ouvrir un compte, enregistrer un régime, administrer un régime, émettre des actions, effectuer des transactions, fournir des services, maintenir les registres, produire tout rapport prescrit dont l’émission de feuillets fiscaux, prévenir la fraude, remplir des obligations réglementaires ou légales, communiquer des informations notamment eu égard au Fonds, à ses produits, à ses filiales, offrir des publicités ciblées et assurer une administration adéquate de ses services tels que l’accès, l’entretien et la maintenance de ses sites Web et des services en ligne.

Lors de l’accès au site Web du Fonds

Lorsqu’une personne accède au site Web du Fonds, certaines données sont automatiquement collectées. En effet, le serveur Web du Fonds est en mesure de recueillir l’adresse IP utilisée pour accéder au site Web.  L’information ainsi obtenue est utilisée afin de comptabiliser le nombre de visites sur le site Web, de mesurer le temps moyen de chaque visite, et d’identifier les pages Web visitées. Ceci permet au Fonds d’établir des tendances et des statistiques relatives à ses utilisateurs et d’évaluer la performance de son site Web. La collecte de ces renseignements peut aussi être utilisée à des fins d’administration et d’amélioration des services. Finalement, l’adresse IP permet au Fonds d’obtenir des informations relatives au type d’appareil utilisé pour naviguer sur son site Web, ce qui permet d’optimiser l’affichage du site Web en fonction du type d’appareil et par le fait même, en faciliter la navigation.  

Le Fonds est également en mesure de collecter des données relatives à la géolocalisation de ses utilisateurs lorsqu’ils accèdent à son site Web et ce, toujours par le biais de l’adresse IP utilisée pour y accéder. Les données démographiques ainsi recueillies lui permettent de personnaliser et d’adapter les communications qui s’y trouvent aux besoins et à la réalité de ses utilisateurs, l’objectif étant d’offrir une meilleure expérience Web aux utilisateurs.

Le Fonds et certains de ses réseaux publicitaires partenaires peuvent recueillir d’autres renseignements concernant l’utilisation qui est faite de son site Web, et ce, par l'utilisation de fichiers témoins communément appelés « cookies ». Les fichiers témoins sont des petits fichiers d’information stockés par votre navigateur dans le disque dur de votre ordinateur. Ces fichiers permettent notamment de reconnaître l’utilisateur du site lorsqu’il y accède et lorsqu’il passe d’une page à l’autre. Le Fonds et le cas échéant, ses réseaux publicitaires partenaires, utilisent ces fichiers témoins afin d’identifier les utilisateurs qui manifestent un intérêt particulier pour certaines pages du site Web et ce, à des fins de reciblage publicitaire. Il peut ainsi afficher des publicités spécifiques, notamment sous forme de bannières, sur d’autres sites Web visités par ses utilisateurs. Il importe de noter qu’il est possible pour l’utilisateur de configurer les paramètres de son navigateur afin d’être averti lorsqu’il reçoit un fichier témoin ; ainsi, il sera loisible à ce dernier de choisir de l’accepter ou de le refuser. 

Finalement, dans certains cas, la transmission de renseignements s’avère nécessaire à l’application et à l’utilisation des autres sites Web du Fonds de solidarité FTQ, tels que Mon compte en ligne, l’Extranet des employeurs, l’Extranet RL, et aux services qu’ils offrent. Ces renseignements sont recueillis dans le but de gérer les accès aux sections protégées de ces sites, de gérer les abonnements à la liste d’envoi, y compris notamment la modification des paramètres de cet abonnement et la suppression de noms de la liste d’envoi. Ces renseignements sont aussi recueillis afin de rendre plus efficace la communication d'informations pertinentes et de connaître davantage le profil des utilisateurs. 

Le Fonds ne recueille aucun autre renseignement que ceux décrits ci-haut lors de la navigation sur ses sites Web et ce, à moins qu’ils ne soient fournis par l’utilisateur. La navigation et/ou s’il y a lieu, l’identification à l’aide d’un mot de passe sur le présent site Web témoigne(nt) de votre acceptation du contenu de la présente section. Le refus de consentir à l’un d’eux implique que vous vous absteniez d’utiliser les sites Web du Fonds de solidarité FTQ.

UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS

Le Fonds de solidarité FTQ utilise les renseignements personnels qu’il détient de manière à en respecter le caractère confidentiel.

Dans ce contexte et uniquement aux fins listées ci-dessus, les renseignements personnels collectés pourraient être communiqués aux tiers qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions ou de l’exécution de leur mandat ou de leur contrat et ce, dans la mesure requise pour leur permettre de s’acquitter de ceux-ci. Ces tiers pourraient inclure les employés du Fonds de solidarité FTQ, ses filiales et leurs employés, ses fournisseurs de services, y compris ses fournisseurs de services publicitaires, ses responsables locaux et ses mandataires.

Le Fonds de solidarité FTQ peut également utiliser et communiquer les renseignements personnels qu’il recueille dans la mesure permise ou requise par la législation applicable, notamment aux autorités gouvernementales ou fiscales, ou advenant que cela devienne nécessaire pour établir ou exercer ses droits légaux dans un contexte litigieux. Par exemple, le Fonds peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier qu’elle détient sur autrui, notamment au directeur des poursuites criminelles et pénales, si le renseignement est aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec. Également, les renseignements personnels peuvent être partagés avec d’autres tiers autorisés telles que les autorités en valeurs mobilières, les organismes d’autoréglementation, le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada ou tout autre organisme autorisé par la loi.

Enfin, une liste nominative (une liste comportant notamment les noms et adresses d’actionnaires) ou un renseignement peut être constitué et partagé avec des sociétés liées au Fonds, pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique, dans le respect de la Loi et en donnant aux personnes concernées une occasion valable de refuser que ces renseignements soient utilisés par un tiers, à des fins de prospection commerciale ou philanthropique (en permettant par exemple à la personne concernée, avant la communication de la liste, de demander son retrait de celle-ci). Il importe de noter que le Fonds ne vend pas les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Le Fonds de solidarité FTQ conserve les renseignements personnels recueillis aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément aux restrictions législatives.

Les renseignements personnels collectés sont détenus au Canada. Ils peuvent également être détenus dans tout pays dans lequel le Fonds de solidarité FTQ engage des fournisseurs de services tiers qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions ou de l’exécution de leur mandat ou de leur contrat. Vous consentez au transfert de renseignements dans des États autres que votre pays de résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles de votre pays de résidence. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur de votre pays de résidence, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question, conformément à ses lois. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régis par la présente Politique.

MESURES DE SÉCURITÉ

Considérant le caractère confidentiel des renseignements qu’il détient, le Fonds de solidarité FTQ a pris l’engagement de mettre en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et ce, conformément à la législation applicable. Le Fonds met en place des politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels et prend des moyens raisonnables afin de renseigner et former ses employés ainsi que ses responsables locaux sur celles-ci.

Le Fonds conserve les renseignements qu’il détient dans des registres informatisés sécurisés. De plus, des mesures de sécurité sont en place afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent notamment des mesures administratives, telles que la mise en place d’un cadre normatif de protection des actifs informationnels basé sur la norme internationale ISO27002, une vigie continuelle de l’évolution des menaces ainsi que le déploiement récurrent d’activités de sensibilisation des employés à la sécurité de l’information ; des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux locaux et le chiffrement des données sur support physique ; des mesures techniques, telles que la restriction des accès logiques en appliquant le principe du « besoin de savoir », la mise en place d’alertes en cas d’évènement suspect, ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications.

Même si le Fonds de solidarité FTQ déploie une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement les renseignements qu’il détient et réduire les risques de brèche à un niveau minimal, un risque résiduel demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que les renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits de manière non-autorisée par suite de la violation de nos mesures de sécurité physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Nous joindre ».

DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, les renseignements détenus par le Fonds sont accessibles aux personnes qu’ils concernent par le biais d’une demande écrite faite via le formulaire de contact du présent site Web à la section « Nous joindre ». Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

De plus, dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, les renseignements personnels détenus par le Fonds peuvent être mis à jour, modifiés ou supprimés par le biais d’une demande écrite faite par les personnes qu’ils concernent via ce même formulaire de contact à la section « Nous joindre ».

Le Fonds détruit les renseignements qu’il détient conformément à la législation applicable. Lorsque le Fonds détruit les renseignements personnels, il prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

MODIFICATION À LA POLITIQUE

Le Fonds peut modifier le contenu de ses sites Web et sa façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, sa Politique de protection des renseignements personnels peut être modifiée de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à l’examiner chaque fois que vous visitez notre site Web afin de demeurer informé de la manière dont le Fonds traite les renseignements personnels. Le Fonds demandera votre consentement conformément aux lois applicables lorsque de nouvelles utilisations ou communication de renseignements personnels devraient avoir lieu, 

FlexiFonds de solidarité FTQ


Préambule

FlexiFonds de solidarité FTQ (« FlexiFonds »), filiale à part entière du Fonds de solidarité FTQ, s’engage à protéger la vie privée de ses clients, soit toute personne qui a ouvert un compte de placement auprès de FlexiFonds, et employés, et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités, le tout dans le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »).

Objectifs de la politique

La politique de protection des renseignements personnels décrit les normes de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels obtenus dans le cadre des activités de FlexiFonds. La politique explique également la façon dont FlexiFonds protège les renseignements personnels obtenus et le droit d’accès à ceux-ci.

Champ d’application

La politique s’applique à l’ensemble du personnel de FlexiFonds, y compris les représentants en épargne collective, les employés salariés et les dirigeants. Cette politique s’applique également aux personnes dont les services professionnels sont retenus sur une base contractuelle.

Ils sont désignés individuellement comme « Employé » et collectivement « Employés », sauf si spécifié autrement.

Renseignements personnels

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, tel que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse de messagerie électronique et la valeur des placements détenus dans le compte du client. Cette liste n’est toutefois pas exhaustive. Les employés doivent consulter le chef de la conformité en cas de doute quant à la nature d’une information concernant une personne physique afin de savoir s’il s’agit d’un renseignement personnel.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.


Principes détaillés

Collecte des renseignements

FlexiFonds doit recueillir les renseignements concernant ses clients et employés afin de fournir des services de haute qualité ou dans le cadre des fonctions occupées auprès de FlexiFonds. La nature et le caractère confidentiel des renseignements recueillis peuvent varier en fonction des services fournis par FlexiFonds ou fournis à ce dernier, et des exigences légales auxquelles FlexiFonds doit se conformer.

Les fins pour lesquelles FlexiFonds constitue un dossier et recueille des renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci, par exemple, au moment de l’ouverture de compte, d’un investissement additionnel, d’une demande de rachat ou d’une demande de substitution.

La collecte de renseignements vise généralement à permettre l’ouverture de compte, la confirmation de l’identité d’une personne, la compréhension des besoins du client, la proposition de produits et services financiers qui conviennent aux objectifs de placement du client, la prévention de la fraude, l’émission des feuillets fiscaux requis et la communication d’informations concernant FlexiFonds et les produits qu’il distribue.

Consentement, collecte et utilisation

Toute personne sur laquelle FlexiFonds recueille des renseignements est informée des fins de cette collecte et de l’utilisation qui sera faite des renseignements obtenus.

Le consentement doit être donné par l’individu concerné ou par une personne dûment autorisée. FlexiFonds recueille les renseignements personnels directement des individus concernés, à moins d’avoir obtenu un consentement à ce que ces renseignements soient recueillis auprès de tiers ou que la Loi l’autorise.

Tout consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles.

Dans le cas où un client refuserait de donner son consentement ou retirerait ce consentement, FlexiFonds pourrait ne pas être en mesure de lui fournir les produits ou services susceptibles de l’intéresser.

Limites concernant la collecte, l’utilisation et la communication

FlexiFonds limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins de ses activités de courtage en épargne collective et plus particulièrement comme placeur exclusif des parts des fonds d’investissement du Fonds de solidarité FTQ définis par « Fonds FlexiFonds ». De plus, ces renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées et pour qui cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

FlexiFonds ne peut divulguer de renseignements personnels à quiconque sans avoir obtenu de consentement préalable, à l’exception des cas prévus par la Loi. Par exemple, FlexiFonds peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier qu’il détient sur autrui, notamment au directeur des poursuites criminelles et pénales, aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec.

Le partage des renseignements personnels et financiers avec le gestionnaire de fonds d’investissement est inhérent au rôle de distributeur exclusif et de placeur exclusif joué par FlexiFonds. Plusieurs renseignements jugés nécessaires recueillis par les employés de FlexiFonds doivent aussi être accessibles au Fonds de solidarité FTQ, qui est le gestionnaire de fonds d’investissement des Fonds FlexiFonds.

Également, les renseignements personnels peuvent être partagés avec d’autres tiers tels les autorités en valeurs mobilières, les organismes d’autoréglementation, le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada ou tout autre organisme autorisé par la loi.

FlexiFonds échange, dans certaines circonstances, des renseignements personnels avec des tiers prestataires de services ou fournisseurs de services afin d’assurer l’administration adéquate de ses services tels que l’accès, l’entretien et la maintenance de la plateforme informatique, l’impression des relevés de compte et des feuillets fiscaux ou la réalisation d’activités de marketing.

Conservation et destruction

FlexiFonds conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément aux restrictions législatives. FlexiFonds doit détruire ces renseignements conformément à la législation et réglementation applicables. Lorsque FlexiFonds détruit les renseignements personnels, il prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité.

Listes nominatives

Une liste nominative (une liste comportant notamment les noms et adresses des clients) peut être constituée et partagée, ou encore un renseignement servant à la constitution d’une telle liste peut être partagé avec des sociétés liées à FlexiFonds, aux fins de prospection commerciale ou philanthropique, dans le respect de la Loi et en donnant aux personnes concernées une occasion valable de refuser que ces renseignements soient utilisés par un tiers, à des fins de prospection commerciale ou philanthropique (en permettant par exemple à la personne concernée, avant la communication de la liste, de demander son retrait de celle-ci).

FlexiFonds ne vend pas les renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités.

Exactitude

FlexiFonds met tout en œuvre pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il détient sont aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués.

Il est toutefois de la responsabilité de chaque client et employé d’informer promptement FlexiFonds d’un changement de nom, d’adresse ou de toute autre modification pertinente à apporter aux renseignements personnels le concernant.

Responsabilité

FlexiFonds est responsable des renseignements personnels qu’il a en sa possession, y compris les renseignements qui sont confiés à des tiers.

FlexiFonds prend des moyens raisonnables afin de renseigner et de former ses employés sur ses politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels.

Mesures de sécurité

Des mesures de sécurité sont en place afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours à l’accès restreint à ce qui est nécessaire; des mesures physiques; et des mesures technologiques, comme l’utilisation de mots de passe.

Demande d’accès à l’information et de rectification

Toute personne a le droit de savoir si FlexiFonds détient des renseignements personnels à son sujet, de consulter ces renseignements, d’en obtenir une copie, d’en vérifier l’exactitude, d’en demander la rectification et de savoir à qui ils auraient pu être communiqués.

Ces renseignements seront fournis dans les trente (30) jours suivant la réception d’une demande écrite. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

FlexiFonds peut refuser de communiquer à une personne un renseignement personnel la concernant dans les cas prévus par la Loi, notamment si la divulgation de ce renseignement révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers.

Toute demande d’accès à l’information ou de rectification doit être transmise à l’adresse suivante :

Chef de la conformité
FlexiFonds de solidarité FTQ
545, boul. Crémazie Est
Bureau 200
Montréal (Québec) H2M 2W4

Préoccupations et plaintes

Les employés de FlexiFonds peuvent répondre aux questions et préoccupations en ce qui concerne la protection des renseignements personnels et toute personne peut s’informer en communiquant avec FlexiFonds au 514 850-4981 ou 1 833 383-2121 ou par courriel à info@flexifondsftq.com.

Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus.