• Accueil>
  • Informations générales>
  • Mention légale>
  • Avis relatif à la protection des renseignements personnels (PRP)

Avis relatif à la protection des renseignements personnels (PRP)

Voici un sommaire des pratiques de PRP du Fonds qui sont détaillées dans cet avis * :

Les renseignements que nous recueillons et l'utilisation que nous en faisons

Nous recueillons votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre âge, ainsi que des informations financières et fiscales pour valider si vous êtes admissible, ainsi que pour gérer vos produits et services, vérifier votre identité, prévenir et détecter la fraude.

Le Fonds peut également collecter des informations lorsque vous visitez nos sites Web incluant l'identifiant de l'équipement informatique que vous utilisez (adresse IP) afin de vous proposer des publicités et des sondages ciblés.

Votre consentement

Le Fonds vise à faire preuve de transparence et à vous informer clairement au moment de la collecte des utilisations qui seront faites de vos renseignements personnels afin que votre consentement soit manifeste.

Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels à des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l'administration de vos produits et services, notamment dans le but de vous communiquer des publicités et des sondages ciblés.

La sécurité

Même si le Fonds applique des mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels et réduire les risques d'atteinte, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l'objet d'une atteinte à la confidentialité ou à l'intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels.

Vos droits

Vous pouvez consulter les renseignements personnels que le Fonds a collectés sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire en adressant votre demande à la Cheffe de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont reproduites ci-dessous.

Les coordonnées de la responsable de la PRP

La Cheffe de la protection des renseignements personnels est responsable d'assurer la protection des renseignements personnels au sein du Fonds. Ses coordonnées sont :

1. Pourquoi cet avis?

Cet avis relatif à la protection des renseignements personnels (l'« Avis ») décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (F.T.Q.), FlexiFonds de solidarité FTQ Inc., Fonds locaux de solidarité FTQ, Fonds régionaux de solidarité FTQ et Fonds immobilier de solidarité FTQ (ensemble le « Fonds »).[1]

2. Quels renseignements personnels collectons-nous?

Le Fonds collecte seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités, incluant des renseignements relatifs à votre identité, tels que votre nom, votre adresse, votre numéro d'assurance sociale, des informations démographiques, telles que votre sexe, votre âge, des informations fiscales, des informations requises en cas de rachat ainsi que des informations relatives à l'utilisation de nos sites Web.

3. Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

Le Fonds collecte utilise et communique vos renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenties ou celles qui sont permises par la loi. Les fins pour lesquelles le Fonds collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de la collecte, par exemple, lors d'une demande d'adhésion. Vous pouvez nous demander ces informations en tout temps.

Voici des exemples de fins pour lesquelles le Fonds collecte vos renseignements personnels :

  • Valider si vous êtes admissible à nos produits et services
  • Gérer vos produits et services
  • Confirmer votre identité, vérifier l'exactitude de vos renseignements personnels et les mettre à jour
  • Évaluer votre probité et votre compétence à titre de dirigeant, actionnaire ou caution d'une société dans le cadre d'un projet d'investissement
  • Prévenir, détecter et contrôler la fraude ainsi que les activités illégales telles que le blanchiment d'argent ou les cybermenaces
  • Rencontrer nos obligations réglementaires et légales
  • Communiquer avec vous par téléphone, par la poste ou par courriel
  • Gérer nos sites Web et services en ligne, établir des tendances et des statistiques relatives à leur utilisation, évaluer leur performance et améliorer nos services
  • Personnaliser et adapter l'expérience de navigation à vos besoins
  • Proposer des publicités et des sondages ciblés.

4. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils collectés?

Directement auprès de vous

La plupart des renseignements personnels que nous collectons sont ceux que vous nous fournissez directement, notamment, lorsque vous :

  • Communiquez avec nous (en personne à un point de service, par téléphone, par courriel, etc.)
  • Souscrivez aux produits et services du Fonds
  • Faites des demandes spécifiques au Fonds (souscription additionnelle, demande de rachat, etc.)
  • Fournissez vos renseignements à titre de dirigeant, actionnaire ou caution d'une société dans le cadre d'un projet d'investissement
  • Fournissez des commentaires ou répondez à des sondages.

Auprès de tiers

Le Fonds peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers avec votre consentement ou si la loi l'autorise à les collecter ainsi.

Par l'entremise de nos sites Web et services en ligne

Le Fonds peut également recueillir des informations lorsque vous visitez nos sites Web ou que vous vous connectez à nos services en ligne (Mon compte en ligne, l'Espace employeur ou encore l'Espace RL, incluant l'identifiant de l'équipement informatique que vous utilisez (adresse IP).

Une adresse de protocole Internet (IP) est un identifiant ou une adresse électronique attribuée aux appareils par le fournisseur de services Internet de l'utilisateur. Elle indique la provenance des données et leur destination.

Le Fonds et certains de ses réseaux publicitaires partenaires peuvent également recueillir d'autres renseignements concernant l'utilisation qui est faite de son site Web, et ce, par l'utilisation de fichiers témoins communément appelés « cookies ». Ces fichiers permettent notamment de reconnaître l'utilisateur de notre site lorsqu'il y accède et lorsqu'il passe d'une page à l'autre. Le Fonds et le cas échéant, des réseaux publicitaires partenaires, utilisent ces fichiers témoins pour effectuer du ciblage publicitaire des personnes qui manifestent un intérêt particulier pour certaines pages de ses sites Web, notamment sous forme de bannières, sur d'autres sites Web que vous visitez. Dans les cas où c'est exigé, le Fonds sollicitera votreconsentement avant de collecter ces informations.

5. Sous quelle condition pouvons-nous collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels?

Le Fonds collecte, utilise et communique vos renseignements personnels à la condition d'avoir obtenu votre consentement conformément aux exigences applicables, ou sans votre consentement dans certains cas prévus par la loi, par exemple, dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle.

6. Dans quels cas et comment pouvez-vous retirer votre consentement?

Vous pourrez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels par le Fonds pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l'administration de vos produits et services, entre autre dans le but de vous communiquer des publicités et des sondages ciblés. Si telle est votre volonté, le Fonds cessera de les utiliser à cette fin.

Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels pour lagestion et l'administration de nos produits et servicessans mettre fin à votre contrat[2].

Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 12.

7. À qui sont communiqués vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel du Fonds qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Le Fonds peut communiquer vos renseignements personnels à des partenaires ou à des fournisseurs de services dans le cadre de l'exécution de contrats de services, ou à des autorités publiques, par exemple :

  • Une personne agissant pour vous avec votre consentement;
  • Nos mandataires et responsables locaux;
  • Nos fournisseurs de services, dont les fournisseurs de services publicitaires et de solutions technologiques;
  • Votre employeur (dans le cas où vous souscrivez aux produits du Fonds par l'intermédiaire de votre employeur);
  • Un organisme public chargé d'enquête ou d'application de la loi, dont les autorités de poursuite criminelle et pénale;
  • À la Commission d'accès à l'information (autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels) et à toutes les personnes autorisées à les obtenir selon la loi, comme les autorités en valeurs mobilières, les organismes d'autoréglementation et le centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada.

8. Comment conservons-nous vos renseignements personnels et pendant combien de temps?

Le Fonds utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d'assurer la conservation sécuritaire de vos renseignements personnels de façon à maintenir leur confidentialité.

Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, le Fonds valide au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s'assure d'une protection adéquate de vos renseignements personnels.

Le Fonds conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut parfois justifier des durées de conservation plus longues. La destruction ou l'anonymisation (retrait des renseignements permettant d'identifier une personne), sont effectuées de façon sécuritaire.

L'anonymisation consiste à modifier un ou des renseignements personnels afin de rendre impossible l'identification de la personne concernée et ce de manière irréversible.

9. Comment assurons-nous la protection et la sécurité de vos renseignements personnels ?

Le Fonds applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels. Ces mesures permettent de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre les utilisations non autorisées.

Les mesures de sécurité appliquées par le Fonds sont notamment :

  1. Des mesures administratives, telles que la mise en place d'un cadre de protection des actifs informationnels du Fonds comprenant vos renseignements personnels basé sur des normes reconnues, une vérification continuelle de l'évolution des menaces de sécurité ainsi que des activités de formation et de sensibilisation récurrentes en matière de protection des renseignements personnels pour les employés du Fonds.
  2. Des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux locaux du Fonds et la mise en place de mots de passe ou de mécanismes d'authentification à double facteurs pour accéder aux équipements informatiques, systèmes et réseaux internet du Fonds.
  3. Des mesures techniques, telles que la restriction des accès à vos renseignements personnels aux seules aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, la mise en place d'alertes en cas d'évènements suspects ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications.

Même si le Fonds applique une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d'atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l'objet d'une atteinte à la confidentialité ou à l'intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 12.

10. Quels sont vos droits à l'égard de vos renseignements personnels?

Le Fonds respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l'égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :

Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous pourrez consulter les renseignements personnels que le Fonds a collecté sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d'exceptions prévues par la loi. Les demandes d'accès et de rectification sont gratuites. Des frais raisonnables pourraient cependant être demandés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Votre demande d'accès ou de rectification devra être transmise au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent à la question 12 et sera traitée au plus tard dans les trente (30) jours suivants la date de réception de votre demande écrite au Fonds.

Traitement automatisé : Si le Fonds met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne (annulation d'un contrat, admissibilité à un emploi) et qui s'appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l'objet d'un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l'égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :

  1. Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision
  2. Raisons ayant mené à cette décision
  3. Votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.

Portabilité [En vigueur à compter du mois de septembre 2024] : Vous pourrez obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont été collectés sur vous. Si vos renseignements personnels ont été informatisés et en l‘absence de difficultés pratiques sérieuses, vous pourrez demander qu'ils vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

11. Que faire si j'ai une question ou si je désire déposer une plainte au sujet de mes renseignements personnels?

Toutes questions concernant vos renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans l'Avis devront être acheminées au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 12.

12. Quelles sont les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels au Fonds?

La Cheffe de la protection des renseignements personnels est responsable d'assurer la protection de vos renseignements personnels.

Les coordonnées du bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :

Adresse postale : 545, boulevard Crémazie Est
Montréal (Québec) H2M 2W4

Adresse courriel : prp@fondsftq.com

13. Cet avis peut-il être modifié et si oui, comment puis-je en prendre connaissance?

Le Fonds peut périodiquement modifier le contenu de cet Avis. Le cas échéant, un avis sera affiché sur les sites Web du Fonds et dans nos outils de communication.

[1] Cet avis ne s'applique pas aux employés et autres membres du personnel du Fonds, incluant les responsables locaux qui sont par ailleurs visés par une politique interne.

[2] Les cas donnant ouverture à un achat de gré à gré ou à un rachat et à une fin de contrat sont prévus au prospectus simplifié du Fonds de solidarité.

* Au 22 septembre 2022