Avis de protection des renseignements personnels (PRP)

Voici un sommaire des pratiques de PRP du Fonds qui sont détaillées dans cet avis^[1] :

Les renseignements que nous recueillons et l'utilisation que nous en faisons	Nous recueillons votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre âge, ainsi que des informations financières et fiscales pour valider si vous êtes admissibles à nos produits et services, pour gérer vos dossiers, évaluer vos demandes de candidature, vérifier votre identité ou encore pour prévenir et détecter la fraude. Le Fonds peut également collecter des informations lorsque vous visitez nos sites Web incluant l'identifiant de l'équipement informatique que vous utilisez (adresse IP) afin de vous communiquer des publicités et des sondages ciblés.
Votre consentement	Le Fonds vise à faire preuve de transparence et à vous informer clairement au moment de la collecte des utilisations qui seront faites de vos renseignements personnels, des moyens par lesquels ils sont obtenus s'ils ne sont pas recueillis directement auprès de vous, de vos droits ainsi que des catégories de tiers à qui ils sont susceptibles d'être communiqués et de la possibilité qu'ils soient communiqués à l'extérieur du Québec, le cas échéant, afin que votre consentement soit manifeste, libre et éclairé. Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l'administration de vos produits et services, notamment dans le but de vous communiquer des publicités et des sondages ciblés.
La sécurité	Même si le Fonds applique des mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels et réduire les risques d'atteinte, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l'objet d'une atteinte à la confidentialité ou à l'intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels.
Vos droits	Vous pouvez consulter les renseignements personnels que le Fonds a collectés sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, déposer une plainte si vous n'êtes pas satisfait du traitement de vos renseignements personnels en adressant votre demande à la Cheffe de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont reproduites ci-dessous.
Les coordonnées de la responsable de la PRP	La Cheffe de la protection des renseignements personnels est responsable d'assurer la protection des renseignements personnels au sein du Fonds. Ses coordonnées sont : 545, boulevard Crémazie Est Montréal (Québec) H2M 2W4 prp@fondsftq.com

1. Pourquoi cet avis?

Cet avis relatif à la protection des renseignements personnels (l'« Avis ») décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels que le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (F.T.Q.) et ses filiales, FlexiFonds de solidarité FTQ Inc., Fonds locaux de solidarité FTQ, Fonds régionaux de solidarité FTQ, Fonds immobilier de solidarité FTQ et Fonds de solidarité FTQ Bioénergie (ensemble le « Fonds »)^[2] s'engagent à appliquer dans le cadre de leurs activités.

2. À qui s'adresse cet avis?

Les épargnants et porteurs de parts du Fonds ainsi que les épargnants et porteurs de parts potentiels;

Les candidats au poste d’administrateur au sein des conseils d’administration des entreprises partenaires du Fonds;

Les candidats à un emploi au sein du Fonds, à un poste d’administrateur ou de membre au sein des conseils d’administration ou comités du Fonds et les candidats au poste de représentant local du Fonds;

Les utilisateurs du site Internet ou d’une application du Fonds dans la mesure où des renseignements personnels sont recueillis;

Toute personne physique qui communique avec le Fonds, participe à des concours ou des à des évènements organisés par le Fonds ou dont les renseignements personnels sont recueillis ou traités dans le cadre des activités du Fonds.

3. Quels renseignements personnels collectons-nous?

Le Fonds collecte seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités, incluant des renseignements relatifs à votre identité, tels que votre nom, votre adresse, votre numéro d'assurance sociale, des informations démographiques, telles que votre sexe, votre âge, des renseignements fiscaux, des renseignements financiers, tels que la détention d'actions, les actifs, les revenus, ainsi que des renseignements relatifs à l'utilisation de ses sites Web, tels que votre adresse IP, vos données de localisation ou de navigation.

4. Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

Le Fonds collecte, utilise et communique vos renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenti ou qui sont permises par la loi. Les fins pour lesquelles le Fonds collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de la collecte, par exemple, lors d'une demande d'adhésion. Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces utilisations en tout temps.

Vérifier si vous êtes admissibles à nos produits et services;

Confirmer votre identité et vérifier l'exactitude de vos renseignements personnels;

Traiter et administrer votre dossier;

Fournir des conseils et un accompagnement en matière financière;

Générer des statistiques et analyser des données;

Formuler et communiquer des publicités ciblées;

Envoyer des communications personnalisées, des reconnaissances et des cadeaux;

Solliciter à participer à des concours ou évènements organisés par le Fonds;

Évaluer votre candidature et conserver les résultats de L’évaluation de votre candidature à des fins de références futures, le cas échéant;

Gérer nos sites Web et services en ligne, et personnaliser et adapter l'expérience de navigation à vos besoins;

Communiquer avec vous;

Répondre à nos exigences légales et réglementaires, et prévenir la fraude.

5. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils collectés?

Directement auprès de vous

Communiquez avec nous (en personne à un point de service, par téléphone, par courriel, etc.);

Souscrivez aux produits et services du Fonds;

Faites des demandes spécifiques au Fonds (souscription additionnelle, demande de rachat, etc.);

Soumettez une demande de financement;

Formulez des commentaires sur notre site Internet ou répondez à des sondages.

Auprès de tiers

Le Fonds peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers avec votre consentement ou si la loi l'autorise à les collecter ainsi.

6. Est-ce que le Fonds collecte des renseignements à mon égard par l'intermédiaire des témoins « cookies » présents sur ses sites Web?

Dans la mesure où vous les acceptez au moment d'accéder aux sites Web du Fonds (ci-après « ses Sites »), des fichiers témoins (ex : cookies) (ci-après appelés « témoins ») sont déposés sur votre ordinateur. Ces témoins sont notamment utilisés afin d'améliorer votre expérience de navigation sur ses Sites ainsi que leur contenu.

Quelles sont les informations recueillies à l'aide des témoins?

Les témoins peuvent recueillir des renseignements personnels tels que votre adresse IP ainsi que des informations qui ne permettent pas de vous identifier, telles que vos préférences linguistiques, votre temps de navigation et votre fréquence d'utilisation, le choix des pages que vous visitez ou encore les catégories de publicités que vous consultez.

Est-ce que je peux refuser ou gérer les témoins utilisés par le Fonds?

Vous aurez le droit de refuser les témoins ou de paramétrer vos choix en matière de témoins dès votre entrée sur ses Sites et de façon ultérieure, en tout temps en utilisant l'outil « ». Vous pourrez également modifier vos choix en matière de témoins en ajustant les paramètres de votre navigateur. Le refus des cookies fonctionnels pourra entrainer des désagréments au niveau de votre expérience de navigation (ex : difficultés d'enregistrement, de connexion ou d'affichage).

Quelles sont les catégories de témoins utilisées par le Fonds et leurs finalités?

Le Fonds utilise différents types de témoins (ex : cookies).

Témoins strictement nécessaires : Ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement de ses Sites et ne peuvent pas être désactivés. Ils sont nécessaires pour bien répondre à des actions que vous effectuez sur ses Sites, telles que vous connecter, personnaliser vos préférences de confidentialité ou remplir des formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur pour être informé de l'existence de ces témoins ou pour les bloquer, mais certaines parties de ses Sites pourraient ne pas fonctionner correctement sans eux. Ces témoins ne stockent aucune information d'identification personnelle.

Témoins de performance : Ces témoins permettent de mesurer les performances de ses Sites dans le but d'améliorer les services en ligne offerts. Ils indiquent au Fonds les pages les plus et les moins visitées, le nombre de visiteurs, les sources du trafic et la manière dont les visiteurs naviguent sur ses Sites. Toutes les informations collectées par ces témoins sont agrégées. Si vous refusez ces témoins, le Fonds ne sera pas informé de votre visite sur ses Sites.

Témoins de marketing : Ces témoins servent à informer le Fonds de vos préférences en ligne et à vous présenter des publicités ciblées. Ils peuvent être mis en place sur ses Sites par ses partenaires publicitaires pour personnaliser les publicités que vous voyez sur d'autres sites Web. Ces témoins ne stockent pas directement vos données personnelles, mais se basent sur l'identification unique de votre navigateur et de votre appareil Internet. Si vous n'autorisez pas ces témoins, vous continuerez de voir des publicités, mais elles ne seront pas personnalisées selon vos centres d'intérêt.

Pour en savoir plus sur les témoins utilisés par le Fonds, vous pouvez consulter l'outil « ».

7. Sous quelle condition pouvons-nous collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels?

Avant de collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, le Fonds s'assure d'obtenir votre consentement conformément aux exigences applicables, à moins d'une exception prévue dans la loi (exemple, dans un contexte de poursuite pénale ou criminelle) et en tenant compte notamment du caractère sensible ou non des renseignements personnels qui seront collectés et des utilisations qui seront faites.

8. Dans quels cas et comment pouvez-vous retirer votre consentement?

Vous pourrez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels par le Fonds pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l'administration de vos produits et services, par exemple, dans le but de vous communiquer des publicités et des sondages ciblés, générer des statistiques ou analyser vos données. Si telle est votre volonté, le Fonds cessera de les utiliser à ces fins.

Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l'administration de nos produits et services sans mettre fin à votre contrat^[3].

Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels à l'adresse courriel suivante : prp@fondsftq.com

9. À qui sont communiqués vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont accessibles seulement aux membres du personnel du Fonds qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Des institutions financières;

Nos fournisseurs de service marketing, publicitaire ou téléphonique; Nos fournisseurs de services technologiques (ex : plateforme d'évaluation des candidatures, plateformes d'analytiques);

Nos fournisseurs de service d'hébergement de données, de serveurs et de systèmes;

Des firmes de recrutement;

Des sociétés spécialisées en conformité ou en vérification d'antécédents judiciaires et de crédit;

Des autorités gouvernementales, fiscales et de contrôle (la Commission d'accès à l'information, les organismes d'autoréglementation, les autorités en valeurs mobilières, le centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada, les organismes publics chargés d'enquête ou d'application de la loi, dont les autorités de poursuite criminelle et pénale) et de toutes autres personnes autorisées à les obtenir selon la loi;

Ces tiers sont liés par des contrats comportant des restrictions au traitement de vos renseignements personnels et des mesures qu'ils doivent appliquer pour protéger vos renseignements personnels.

10. Comment conservons-nous vos renseignements personnels et pendant combien de temps?

Le Fonds utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d'assurer la conservation sécuritaire de vos renseignements personnels de façon à maintenir leur confidentialité. Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, le Fonds valide au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s'assure d'une protection adéquate de vos renseignements personnels.

Le Fonds conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les délais de conservation applicables. Dès lors que la conservation de vos renseignements personnels n'est plus nécessaire, le Fonds les détruira ou les anonymisera. La destruction ou l'anonymisation sont effectuées de façon sécuritaire.

11. Comment assurons-nous la protection et la sécurité de vos renseignements personnels?

Le Fonds applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité de vos renseignements personnels. Ces mesures permettent de protéger vos renseignements personnels et de réduire les risques de perte ou de vol, d'accès, de communication et d'utilisation non autorisés.

Des mesures administratives, telles que la mise en place d'un cadre de protection des actifs informationnels du Fonds comprenant vos renseignements personnels, basées sur des normes reconnues, une vérification continuelle de l'évolution des menaces de sécurité ainsi que des activités de formation et de sensibilisation récurrentes en matière de protection des renseignements personnels pour les employés du Fonds.

Des mesures physiques, telles que la restriction des accès aux locaux du Fonds et la mise en place de mots de passe ou de mécanismes d'authentification à double facteur pour accéder aux équipements informatiques, systèmes et réseaux internet du Fonds.

Des mesures techniques, telles que la restriction des accès à vos renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, la mise en place d'alertes en cas d'évènements suspects ainsi que le chiffrement sécuritaire des communications.

Même si le Fonds applique une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos renseignements personnels et réduire les risques d'atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos renseignements personnels ne seront pas l'objet d'une atteinte à la confidentialité ou à l'intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec le bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 14.

12. Quels sont vos droits à l'égard de vos renseignements personnels?

Le Fonds respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l'égard de vos renseignements personnels et applique ainsi des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :

Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous pourrez consulter les renseignements personnels que le Fonds a collectés sur vous, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d'exceptions prévues par la loi. Les demandes d'accès et de rectification sont gratuites. Des frais raisonnables pourraient cependant être demandés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Votre demande d'accès ou de rectification devra être transmise au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent à la question 14 et sera traitée au plus tard dans les trente (30) jours suivants la date de réception de votre demande écrite au Fonds.

Traitement automatisé : Si le Fonds met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne (annulation d'un contrat, admissibilité à un emploi) et qui s'appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l'objet d'un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l'égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :

Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision
Raisons ayant mené à cette décision
Votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.

13. Que faire si j'ai une question ou si je désire déposer une plainte au sujet de mes renseignements personnels?

Toutes questions concernant vos renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans l'Avis devront être acheminées au bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 14.

14. Quelles sont les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels au Fonds?

La Cheffe de la protection des renseignements personnels est responsable d'assurer la protection de vos renseignements personnels.

Les coordonnées du bureau de la Cheffe de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :

Adresse postale : 545, boulevard Crémazie Est
Montréal (Québec) H2M 2W4

Adresse courriel : prp@fondsftq.com

15. Cet avis peut-il être modifié et si oui, comment puis-je en prendre connaissance?

Le Fonds peut périodiquement modifier le contenu de cet Avis. Le cas échéant, un avis sera affiché sur les sites Web du Fonds et dans nos outils de communication.

¹

Au 22 septembre 2023

²

Cet avis ne s'applique pas aux employés et autres membres du personnel du Fonds, incluant les responsables locaux qui sont par ailleurs visés par une politique interne.

³

Les cas donnant ouverture à un achat de gré à gré ou à un rachat et à une fin de contrat sont prévus au prospectus simplifié du Fonds de solidarité.