Poste à combler

Adjoint(e) administratif(ve)


Lieu de travail : Montréal – station de métro Crémazie



Poste : Temporaire- durée de trois(3) mois avec possibilité de prolongation



Référence interne : 17-0600 et 17-0601


SALAIRE DE BASE : 57240, 58$ + 15,5 %, étant donné le statut temporaire;


SOMMAIRE



L'employé assure la réalisation des activités de soutien de son secteur et la gestion des priorités de soutien de son supérieur immédiat et de l'équipe du service des ressources humaines.



PRINCIPALES TÂCHES

  • Détermine et fixe l'agenda de son supérieur immédiat, coordonne les déplacements, les horaires et les rencontres, incluant les réservations de transport et d'hébergement et propose des solutions afin de maximiser l'utilisation du temps des personnes concernées;
  • Reçoit le courrier interne et externe de son secteur d'activités, le traite, rédige des réponses et les soumet avec le courrier entrant; règle certaines situations de nature courante et en informe les personnes concernées;
  • Reçoit, filtre et traite toutes les demandes verbales adressées à son secteur d'activités, dirige, au besoin les demandes vers d'autres intervenants et en assure le suivi;
  • Accueille les visiteurs et s'enquiert du but de leur visite; règle la situation ou les dirige vers la personne concernée;
  • Rédige la correspondance et tout autre texte à partir d'informations reçues;
  • Assure la production multimédia de présentations;
  • Prend en charge la logistique nécessaire à la tenue de réunion ou comités (réservation de salle, préparation du matériel, convocations, ordre du jour de la réunion, etc.);
  • Assiste aux réunions ou, le cas échéant aux comités, prend les notes, rédige le compte rendu des réunions et assure le suivi des décisions;
  • Assure la liaison avec les autres services pour la réalisation d'activités et les échanges d'information;
  • S'assure que les rapports statistiques d'activités et les tableaux de bord de son service sont validés et complétés dans les délais;
  • Assure la diffusion d'information relative à sa direction via l'intranet, produit divers rapports et tableaux de bord;
  • Fait le suivi du budget, des factures et des demandes de paiement auprès de son gestionnaire et des services financiers;
  • Complète et achemine les formulaires, requêtes internes et externes et en fait le suivi;
  • Assure le suivi et la mise à jour du système de classement selon les politiques, les normes et les objectifs organisationnels.



QUALIFICATIONS DE BASE

  • Diplôme de fin d'études secondaires et diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou l'équivalent;
  • Cinq (5) ans d'expérience pertinente;
  • Expérience dans le service des ressources humaines, un atout;
  • Excellente connaissance du français parlé et écrit;
  • Connaissance générale des logiciels requis par la fonction;
  • Débrouillardise, tact et diplomatie;
  • Habiletés à travailler avec les chiffres;
  • Capacité d'établir les priorités et gestion du stress;
  • Bonne communication verbale et écrite;
  • Connaissance de la structure syndicale de la FTQ est un atout.

Vous trouverez au Fonds une équipe de travail ambitieuse et passionnée qui partage des valeurs communes : le respect, l'intégrité et la solidarité.

Venez, par votre expertise, contribuer à la croissance économique du Québec en créant, en maintenant ou en sauvegardant des emplois au moyen d’investissements.



Faites parvenir votre candidature à l’adresse courriel dotation@fondsftq.com en indiquant le numéro de référence du poste.

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt pour ce poste. Cependant, seules les personnes sélectionnées recevront un accusé de réception.



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